Comment les outils de collaboration changent-ils les règles du jeu pour les entreprises canadiennes?
Affaires et économieDe notre partenaire

Comment les outils de collaboration changent-ils les règles du jeu pour les entreprises canadiennes?

La technologie permet aux employés de communiquer plus facilement avec leurs collègues et leurs clients, partout et en tout temps.

DE NOTRE PARTENAIRE

Comme la plupart des baby-boomers œuvrant dans le milieu des affaires, Steve Leslie n’est pas étranger aux déplacements professionnels. Ancien cadre chez Xerox et SoftChoice, et maintenant vice-président principal de TELUS Affaires, Leslie estime qu’il a effectué plus de 600 voyages pour rencontrer des clients ou des membres de l’équipe.

« Dans le passé, si vous vouliez collaborer de manière productive avec quelqu’un qui se trouvait dans une autre ville, vous deviez sauter dans un avion », explique-t-il.

Aujourd’hui, la technologie change la donne, et c’est une bonne nouvelle pour les entreprises (et pour les voyageurs d’affaires épuisés).

Selon la Global Business Travel Association, au Canada seulement, les dépenses relatives aux voyages d’affaires dépassent les 23,5 milliards de dollars par année. Toutefois, l’émergence d’une culture axée sur le numérique (le digital-first) – alimentée par la prolifération des téléphones intelligents et des tablettes, ainsi que par des connexions Internet toujours plus rapides et plus fiables – a eu pour effet de créer un cocktail résolument moderne à l’origine d’importants changements quant à la façon dont les entreprises collaborent.

Les outils de communication d’hier sont rapidement remplacés par des solutions de collaboration infonuagiques permettant de connecter les utilisateurs par la voix, la vidéo et la messagerie, et ce, directement sur leurs ordinateurs portables, leurs téléphones intelligents ou leurs tablettes. Connue sous le nom de communications unifiées (CU), cette nouvelle génération d’outils intégrés est conçue pour donner aux employés des moyens plus efficaces de partager leurs connaissances et leurs idées et d’interagir avec leurs clients et partenaires, quel que soit leur emplacement. Ces plateformes servent également les résultats de l’entreprise en rationalisant les opérations, en augmentant la productivité et en optimisant la collaboration, tout en économisant temps et argent.

En outre, les experts considèrent les communications unifiées comme une façon de créer des possibilités de valeur opérationnelle totalement inédites.

« Vous n’avez pas besoin d’être là en personne », précise Nicole Haggerty, professeure agrégée en systèmes d’information à la Ivey School of Business de l’Université Western, située à London, en Ontario. « La collaboration virtuelle apporte de nouveaux avantages, notamment lorsque des personnes de différentes structures de l’entreprise se réunissent. Une sorte de pollinisation en résulte : l’émergence de nouvelles idées, perspectives et méthodes de travail, sans oublier des gains d’efficacité », ajoute-t-elle.

Les outils de collaboration de nouvelle génération aident également les entreprises à sortir du « 9 à 5 » en permettant aux employés de travailler au moment et à l’endroit où ils sont les plus productifs. D’ailleurs, les Canadiens sont de plus en plus nombreux à délaisser le cadre traditionnel du bureau pour des environnements de travail plus souples, comme la maison ou leur café préféré. Selon IDC Canada, près de 75 pour cent des travailleurs canadiens ont, dans une certaine mesure, la capacité de travailler à distance.

On s’attend à ce que ce mouvement de travail mobile prenne de l’expansion au fur et à mesure que les technophiles de la génération Y, qui représenteront 75 pour cent de la main-d’œuvre d’ici 2025, continueront d’entrer sur le marché du travail et progresseront dans leur carrière.

Cette technologie qui progresse à un rythme effréné pousse également les chefs d’entreprise canadiens à reconnaître la nécessité de la transformation numérique, alors qu’ils cherchent à se démarquer et à prospérer dans un monde où les innovations comme les CU créent de nouvelles façons de faire des affaires.

Leslie estime qu’environ 71 pour cent des entreprises canadiennes ont mis en œuvre au moins un élément d’une solution de communications unifiées (telles que la conférence vocale ou web). Toutefois, il précise que la plupart de ces compagnies n’en sont encore qu’aux premières étapes de leur transformation et qu’elles n’utilisent pas pleinement les multiples fonctionnalités de ces technologies.

Pour les chefs d’entreprise qui cherchent à implanter des outils de collaboration de nouvelle génération au sein de leurs propres organisations, Leslie recommande de suivre la formule IDEAL .

1. Identifier
Analysez les besoins de votre entreprise et commencez par de petits changements. La mise en place de réunions virtuelles ou la création d’un numéro d’affaires unique fonctionnant sur différents appareils pour permettre aux clients de joindre vos employés en tout lieu constituent une excellente première étape. Ces gains présentent des avantages pour vos employés et vos clients, tout en favorisant l’adoption de technologies de collaboration.

2. Définir
Avant de déployer de nouvelles plateformes de collaboration, définissez vos exigences en matière de fiabilité et d’extensibilité. Au fur et à mesure que les technologies convergent (par exemple, le recours à des applications de vidéoconférence et de messagerie instantanée sur les téléphones intelligents), réfléchissez à la façon dont ces plateformes seront implémentées, aux moyens qui seront utilisés pour encourager une adoption à grande échelle et aux possibilités de créer un changement culturel à l’aide de cette technologie.

3. Explorer
Évaluez les économies de coûts. Calculez les frais actuels que vous payez pour relier vos équipes et vos systèmes (solutions de télécommunications, logiciels, entretien, soutien technique, matériel, frais de déplacement, temps, ressources humaines, etc.). Ensuite, calculez ce que vous coûterait l’adoption de technologies de collaboration.

4. Adapter
L’analyse de rentabilité de ces nouvelles plateformes ne repose que sur un seul facteur : l’adoption. Pour assurer une transition réussie, les politiques, les effectifs et les budgets consacrés à l’ancienne technologie et aux déplacements doivent s’adapter afin de favoriser les changements et l’adoption.

5. Lancer un regard en arrière
Ne soyez pas complaisant avec vos solutions une fois qu’elles sont mises en œuvre. Demeurez concurrentiel en évaluant régulièrement la façon dont votre entreprise et votre technologie évoluent, et au besoin, apportez des ajustements.

Puisque la souplesse opérationnelle et les économies de coûts sont une priorité pour les responsables informatiques, Leslie recommande de choisir un système de CU hébergé ou basé sur le nuage et administré par un fournisseur externe expérimenté. Cela peut aider à réduire la complexité de l’implantation, les investissements initiaux et les besoins en ressources informatiques, tout en garantissant à votre entreprise un accès continu aux dernières mises à jour logicielles. Nommé premier fournisseur canadien de solutions de communications unifiées hébergées par les analystes de NBI/Michael Sone Associates, TELUS offre des solutions telles que la Collaboration en nuage, Connexion Affaires et Skype Entreprise, qui peuvent être achetées en fonction du nombre d’utilisateurs de votre choix. Cela signifie que les coûts sont prévisibles et peuvent être augmentés ou réduits selon l’évolution des besoins de l’entreprise.

Avant tout, Leslie souligne qu’il est essentiel de travailler avec un fournisseur qui comprend la complexité de vos besoins et de votre réseau, et qui saura être un partenaire de confiance.

« L’offre technologique est vaste. Il est très important d’avoir un intégrateur non seulement capable de faire fonctionner ces technologies ensemble, mais également en mesure de soutenir leur mise en œuvre et leur adoption à long terme, afin de créer une solution qui apportera les avantages uniques dont vous avez besoin pour transformer votre entreprise. »

Pour en apprendre davantage sur les solutions de collaboration, visitez telus.com/collaboration.