La déclaration de décès subira bientôt une métamorphose numérique

OTTAWA — La démarche que les citoyens doivent effectuer pour informer les autorités du décès d’un proche est sur le point de faire son entrée dans l’ère numérique afin d’éviter des retards qui peuvent avoir un impact sur le versement de certaines prestations.

Il y a deux ans, Ottawa, les provinces et les territoires ont demandé à des consultants privés d’élaborer le plan d’un système où tous les renseignements seraient traités électroniquement et les membres de la famille du défunt n’auraient pas à communiquer avec de multiples ministères, un processus qui semble inutilement long et répétitif.

Dans leur rapport de 85 pages soumis en octobre 2016, les consultants recommandent de remédier aux «multiples échelons administratifs» dans les provinces et les territoires, aux lacunes en matière de partage d’information et aux formulaires papier qui aboutissent souvent à des demandes non admissibles ou incomplètes.

Le fait que les renseignements ne soient pas recueillis et partagés électroniquement constitue «la plus grande contrainte» à laquelle sont confrontés les gouvernements, qui ont besoin que les décès soient signifiés et enregistrés en temps opportun, indique le rapport.

«Si les autorités d’une province ou d’un territoire souhaitent aller de l’avant avec le plan, elles doivent d’abord accomplir une transition complète vers des modes de collecte et de diffusion de l’information numériques, remplaçant ainsi tous les processus manuels et les formulaires papier par des processus numériques.»

Les consultants ont également suggéré aux gouvernements de fournir davantage de renseignements aux citoyens puisque plusieurs d’entre eux ne savent pas quoi faire lorsqu’un proche décède.

Une note d’information transmise à la chef d’exploitation de Service Canada quelques mois après le rapport des consultants souligne une «grande disparité» concernant les ressources dont disposent les provinces et les territoires pour mettre en place le système numérique proposé.

Selon les autorités, les provinces et les territoires n’atteindraient pas la ligne d’arrivée en même temps, non seulement pour des questions de ressources, mais aussi en raison de certaines situations particulières qui leur sont propres.

Par exemple, dans les Territoires du Nord-Ouest et au Nunavut, les consultants ont remarqué l’existence de certains défis concernant la confirmation de l’identité des défunts parce que les habitants de ces régions utilisent souvent des pseudonymes et possèdent plusieurs adresses.

De plus, l’orthographe des noms de famille peut varier d’une communauté inuite à une autre et même d’une famille à une autre parce que certains citoyens inuits ne sont pas d’accord avec la manière dont leur nom a été orthographié au moment de s’enregistrer auprès des gouvernements.

La Presse canadienne a obtenu copie de la note d’information et du rapport final des consultants en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Les provinces et les territoires sont responsables de recueillir les renseignements relatifs aux décès et de les transmettre à Service Canada, qui informe les programmes de prestations de cesser le versement aux défunts et de les rediriger vers leurs partenaires de vie.

Les ratés du système peuvent toutefois mener à des erreurs et obliger les fonctionnaires de Service Canada à effectuer des appels difficiles pour recouvrer les sommes versées en trop, des situations que le gouvernement fédéral aimerait bien prévenir.